از جذب نیرو تا بیمه: چک‌لیست قانونی برای کارفرمایان و کارمندان

در فرآیند استخدام نیرو برخی الزامات قانونی وجود دارد که کارفرما و کارمند موظف هستند آن‌ها را رعایت کنند. اگر سری به مراجع حل اختلاف بزنید، بسیاری از پرونده‌های موجود به‌دلیل بی‌اطلاعی نسبت به این قوانین آغاز شده‌اند.

آگاهی از قوانین کار سبب می‌شود تا روابط کاری حرفه‌ای‌تر پیش بروند. در دنیای امروز، رعایت الزامات قانونی را می‌توان بخش ضروری مدیریت منابع انسانی دانست.

مرحله اول: جذب نیرو و بررسی اولیه شرایط قانونی

جهت شروع همکاری باید به‌عنوان اولین قدم اقدام به جذب نیرو کرد. جهت جلوگیری از ایجاد هرگونه مشکلات ثانویه، باید چک لیست جذب نیرو برای کارفرمایان که در ادامه بیان شده است، مورد توجه قرار گیرد.

• چک‌لیست کارفرما:

ممنوعیت به‌کارگیری افراد زیر سن قانونی:

اولین موردی که هنگام استخدام باید از سمت کارفرما مورد بررسی قرار گیرد، سن متقاضی است. قانون کار به کارفرمایان اجازه‌ استخدام افرادی را که زیر سن قانونی هستند، نمی‌دهد. در صورت مشاهده، جرائم قانونی و مسئولیت‌های حقوقی در پی دارد.

پیش از شروع همکاری، اطلاع از حداقل سن برای بیمه تامین اجتماعی و شرایط قانونی اشتغال افراد زیر ۱۸ سال اهمیت زیادی دارد؛ موضوعی که بسیاری از کارفرمایان تازه‌کار از آن غافل می‌شوند. اگر فرد اطلاع کافی برای استخدام افراد ندارد می‌تواند از راهنمایی افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرد.

بررسی وضعیت اتباع خارجی:

اگر کارفرما قصد استخدام فردی را از اتباع خارجی داشته باشد، باید قبل از استخدام مجوزهای لازم برای این منظور را بررسی کند. زیرا استخدام بدون مجوزهای قانونی پیامدهای مالی و حقوقی برای فرد در پی دارد.

تشخیص نوع همکاری:

باید از ابتدای همکاری، نوع همکاری به‌عنوان مثال رسمی، قراردادی یا کارآموزی مشخص شود تا از هرگونه اختلاف جلوگیری شود.

• چک‌لیست کارمند:

آگاهی از وضعیت قانونی خود:

کارمند باید از واجد شرایط بودن خود از نظر قانونی و سنی آگاه باشد.

ارائه مدارک معتبر و واقعی:

مدارک شناسایی و سوابق کاری ارائه شده به کارفرما باید معتبر باشند.

مرحله دوم: تنظیم قرارداد: مهم‌ترین بخش رابطه کاری

به‌عنوان سند اصلی بین کارمند و کافرما می‌توان به قرارداد کاری اشاره کرد.

• چک‌لیست کارفرما:

مکتوب کردن قرارداد در نسخه‌های قانونی:

قرارداد باید در 4 نسخه مجزا برای اداره کار، کارگر، کارفرما و شورای اسلامی کار یا تشکل کارگری تنظیم شود.

تعیین دقیق شرح وظایف:

همه‌ی وظایف و مسئولیت‌ها باید کاملا شفاف در قرارداد ذکر شوند.

مشخص کردن نوع قرارداد و شرط فسخ:

نوع پروژه اعم از دائم، پروژه‌ای یا موقتی بودن کار ذکر شده و شرایط قانونی جهت فسخ قرارداد نیز بیان شود.

تعیین دقیق دوره آزمایشی:

این مدت که بنا به درخواست کارفرما می‌تواند از یک تا سه ماه متغیر باشد، باید در متن قرارداد نوشته شود.

• چک‌لیست کارمند:

مطالعه دقیق شرح وظایف و ساعات کاری:

فرد لازم است قبل از امضای قرارداد ساعات کاری و وظایف درخواستی را بررسی کند.

بررسی شرایط فسخ و اتمام کار:

باید از تمامی تعهداتی که در شرایط تعدیل یا استعفا برعهده وی است آگاهی کامل داشته باشد.

دریافت نسخه قرارداد:

کارمند باید نسخه‌ی امضا شده و رسمی قرارداد را دارا باشد.

اگر این پرسش برای شما ایجاد شده است که آیا قرارداد شفاهی معتبر است یا نه؟ باید گفت که مطابق مقررات، قراردادهای شفاهی نیز ممکن است نزد مراجع قانونی معتبر باشد، اما اثبات مفاد آن و ادعاهای طرفین در زمان بروز اختلاف بسیار دشوار و زمان‌بر است. از این رو مکتوب کردن قرارداد کاری عاقلانه به حساب می‌آید.

آیا می‌دانید نکات مهم بستن قرارداد با کارمندان و کارگران چیست؟ بسیاری از اختلافات اداره کار به دلیل بی‌توجهی به همین نکات شکل می‌گیرد؛ مسائلی که اگر در همان ابتدا شفاف شوند، از شکایت‌های بعدی جلوگیری می‌کنند.

از آن‌جایی که کلمات حقوقی ساختاری کاملا پیچیده دارند، جهت تنظیم این استاد بهتر است از کمک یک فرد خبره، بهره بگیرید تا از هرگونه اشتباهات جلوگیری شود.

مرحله سوم: بیمه و ثبت در تأمین اجتماعی

حق ابتدایی و بنیادین هر کارمند، پوشش بیمه‌ای است که برای کارفرما یک تکلیف قطعی به‌شمار می‌رود.

• چک‌لیست کارفرما:

ارسال لیست بیمه از روز اول:

کارفرما باید لیست بیمه را از روز نخست شروع به کار کارکنان ارسال کند.

محاسبه و پرداخت دقیق حق بیمه:

سهم کارگر باید کسر شده و به همراه سهم کارفرما به حساب سازمان واریز شود.

رد کردن بیمه برای دوره‌های آزمایشی و پاره‌وقت:

کارمندان پاره‌وقت یا آزمایشی نیز باید متناسب با کارکرد در لیست بیمه قرار بگیرند.

• چک‌لیست کارمند:

بررسی درج بیمه در لیست سازمان:

شما می‌توانید سوابق بیمه‌ای خود را به‌وسیله‌ی سامانه خدمات الکترونیک سازمان تأمین اجتماعی چک کنید.

تطبیق عنوان شغلی و دستمزد:

باید میزان حقوق و عنوان شغلی هم‌خوانی داشته باشند، زیرا می‌تواند بر میزان مستمری یا بیمه بیکاری به‌صورت مستقیم تاثیرگذار باشد

کارفرمایان طبق مقررات قانون کار موظف‌اند از نخستین روز شروع به کار، نسبت به بیمه کردن نیروی انسانی اقدام کنند.

مرحله چهارم: حقوق، مزایا و الزامات قانونی

مباحث مالی و رفاهی، از اصلی‌ترین ارکان رابطه شغلی هستند که جزییات حقوقی فراوانی دارند و رعایت ضوابط آن‌ها الزامی است.

• چک‌لیست کارفرما:

رعایت دقیق حداقل حقوق مصوب:

باید حقوق کارمندان بر اساس مصوبات قانونی سالانه شورای عالی کار پرداخت شود.

محاسبه و واریز مزایای اجباری:

بنا بر شرایط پرسنل، حق مسکن، پایه سنوات، حق اولاد و بن کارگری پرداخت شود.

صدور فیش حقوقی تفکیک‌شده:

ریز محاسبات دستمزد ماهانه باید به کارکنان ارائه شود.

تسویه‌حساب سالانه عیدی و سنوات:

مبالغ مربوط به پایان قرارداد یا پایان سال باید محاسبه و پرداخت شود.

• چک‌لیست کارمند:

پیگیری و بررسی دقیق فیش حقوقی:

فرد باید فیش حقوقی و رقم دریافتی را با موارد قانونی مصوب تطبیق دهد.

آگاهی از حق سنوات و عیدی:

باید مبالغ پایان سال را جهت حصول اطمینان از دریافت کامل حقوق خود محاسبه کند.

کنترل مرخصی‌های استحقاقی:

مرخصی استحقاقی سالانه خود را مدیریت کرده و بخش مجاز آن را ذخیره کند یا انتقال دهد.
بر اساس مقررات قانون کار، بسیاری از این مزایا جنبه الزامی دارند و توافق بر خلاف آن‌ها می‌تواند فاقد اعتبار باشد.

سخن پایانی

رعایت هرچه بیشتر موارد قانونی ذکر شده از سمت هردوطرف باعث به حداکثر رساندن اعتماد متقابل و بهره‌وری خواهد شد. هرچند که به دلیل تغییرات مداوم بخش‌نامه‌ها و ماهیت پیچیده روابط کار، امکان بروز سوءتفاهم وجود دارد. ابتدا قطعا انتخاب صلح درون‌سازمانی می‌تواند بهترین راهکار باشد اما در صورت نیاز می‌توان به هیئت حل اختلاف اداره کار یا مراجع رسیدگی مراجعه کرد.

انتخاب یک مشاور آگاه در چنین مسیرهای قانونی‌ای می‌تواند از اتلاف هزینه یا زمان جلوگیری کند.
جهت دسترسی هرچه سریع‌تر و تخصصی در حوزه روابط کار، پلتفرم جامع کارمنتو به عنوان یک مرکز مشاوره قانون کار معتبر، یک گزینه هوشمند در کنار شماست. کارمنتو با بهره‌گیری از جدیدترین تکنولوژی‌های دنیا، یک پلتفرم جامع ویژه مشاور و کارفرما طراحی کرده است که امنیت و راحتی را به همراه دارد. از ویژگی‌های بارز این پلتفرم، این است که خدمات خود را در دو قالب مشاوره و پروژه به کاربران ارائه می‌دهد.

شما در هر نقطه‌ای از ایران می‌توانید به صورت فوری و در لحظه (زیر 1 دقیقه)، از مشاوره آنلاین استفاده کنید. این خدمات و پشتیبانی مربوط به آن به صورت 7 روز هفته و 24 ساعت شبانه‌روز در دسترس است. بیش از 350 کارشناس برتر کشور در این پلتفرم حضور دارند و تمامی اطلاعات کاربران را کاملاً محرمانه نگاه می‌دارند.

این مجموعه جهت راحتی هرچه بیشتر حال متقاضیان خود 3 حالت مشاوره تخصصی آنلاین (بر اساس دقیقه) در نظر گرفته است:

• تلفنی بر بستر VOIP
• ویدئویی (تصویری) در فضای امن اسکای‌روم
• متنی کاملاً محرمانه به صورت پیام

از طرفی کاربران می‌توانند سوالات خود را به‌صورت رایگان در بخش پرسش و پاسخ متنی مطرح کنند. صرفا لازم به ذکر است که این سوالات محرمانه نبوده و در سایت نمایش داده می‌شوند.

به‌عنوان سایر مزایای این مجموعه می‌توان به معقول بودن هزینه‌ها، نمایش وضعیت (آنلاین و آفلاین) جهت صرفه‌جویی در زمان، قابلیت استفاده از کیف پول و همچنین ارائه شارژ اولیه رایگان اشاره کرد.