هوش مصنوعی در محیط کار؛ فرصتی برای کاهش کارهای تکراری یا چالشی تازه برای مدیران؟

به گزارش سرویس علم و فناوری خبر ناب به نقل از همشهری - یکتافراهانی : تصور کنید به جای جست وجوی طولانی میان صدها نامه، قرارداد و پرونده اداری، بتوانید تنها با یک سؤال اطلاعات موردنیازتان را پیدا کنید. یا به جای صرف ساعت ها برای تنظیم گزارش، از یک دستیار هوشمند بخواهید اطلاعات را دسته بندی و خلاصه کند. اینها بخشی از ظرفیت هایی است که هوش مصنوعی به محیط های کاری وارد کرده است.

هوش مصنوعی؛ دستیار کارهای وقت گیر

مهندس داود کیانی زاده پور، متخصص هوش مصنوعی در مورد بررسی کاربردهای این فناوری در سازمان ها می گوید مسئله اصلی این است که سازمان ها باید به جای دنبال کردن موج فناوری، ابتدا مشخص کنند کدام مشکل واقعی را می خواهند با کمک هوش مصنوعی حل کنند.

یکی از روشن ترین کاربردهای این فناوری، کار با اسناد و اطلاعات اداری است. سازمان ها روزانه با حجم زیادی از قراردادها، صورت جلسه ها، گزارش ها، مکاتبات و دستورالعمل ها سروکار دارند. بررسی دستی این اطلاعات زمان بر است و گاهی پیدا کردن یک بند یا جزئیات مشخص در میان پرونده های متعدد، به کاری دشوار تبدیل می شود.

از پاسخ گویی به کارکنان تا کمک به مدیران

بخش دیگری از کاربردهای هوش مصنوعی به پاسخ گویی به پرسش های پرتکرار کارکنان مربوط می شود. پرسش هایی درباره مرخصی، مقررات داخلی، مراحل اداری و دستورالعمل های سازمانی، بخش قابل توجهی از وقت واحدهای پشتیبانی و منابع انسانی را می گیرد.

اگر اطلاعات سازمانی به درستی دسته بندی شده باشند، یک دستیار هوشمند می تواند با مراجعه به همین اسناد، پاسخ اولیه را ارائه کند و حتی منبع پاسخ را در اختیار کاربر بگذارد. البته این سیستم باید به اطلاعات معتبر و به روز متصل باشد تا پاسخ های اشتباه یا قدیمی تولید نکند.

مدیران نیز می توانند از این فناوری برای بررسی داده ها استفاده کنند. برای نمونه، به جای جست وجو در چند فایل و درخواست گزارش های متعدد، می توانند پرسش های مشخصی درباره عملکرد بخش های مختلف مطرح کنند. البته این قابلیت زمانی قابل اعتماد است که داده ها دقیق، منظم و یکپارچه باشند.

چرا نمی توان به همه پاسخ های هوش مصنوعی اعتماد کرد؟

با وجود این کاربردها، سپردن تصمیم های حساس به هوش مصنوعی بدون نظارت انسان می تواند خطرناک باشد. تصمیم های مالی، استخدامی، حقوقی و مرتبط با ایمنی، به بررسی دقیق و مسئولیت پذیری نیاز دارند.

مدل های هوش مصنوعی ممکن است اطلاعات نادرست تولید کنند یا به دلیل ناقص بودن داده ها به نتیجه اشتباه برسند. بنابراین، استفاده از آنها برای تهیه پیش نویس یا تحلیل اولیه با واگذاری تصمیم نهایی تفاوت دارد. در موارد حساس، انسان باید امکان بررسی، اصلاح و رد خروجی سیستم را داشته باشد.

چالش بزرگ زبان فارسی و امنیت اطلاعات

یکی از موانع استفاده از هوش مصنوعی در سازمان های ایرانی، کیفیت پردازش زبان فارسی است. تفاوت های املایی، شکل های گوناگون نوشتن یک واژه، اصطلاحات اداری و ترکیب زبان فارسی و انگلیسی می توانند دقت ابزارها را کاهش دهند. عملکرد مدل ها نیز در همه متون تخصصی و اداری یکسان نیست.

کیفیت داده ها مسئله مهم دیگری است. اگر اطلاعات سازمان در فایل های پراکنده، سامانه های جداگانه و قالب های نامنظم ذخیره شده باشد، حتی ابزارهای پیشرفته هم نمی توانند پاسخ های قابل اعتمادی ارائه دهند.

در کنار این موارد، امنیت و حریم خصوصی اهمیت زیادی دارد. اطلاعات کارکنان، مشتریان، قراردادها و اسناد محرمانه نباید بدون ضابطه در اختیار ابزارهای عمومی قرار بگیرند. سازمان ها باید مشخص کنند چه داده هایی قابل استفاده اند، چه کسانی به آنها دسترسی دارند و اطلاعات در چه محیطی پردازش می شوند. وابستگی به سرویس های خارجی و احتمال اختلال اینترنت نیز می تواند تداوم فعالیت این ابزارها را با مشکل روبه رو کند.

نقطه شروع کجاست؟

برای استفاده مؤثر از هوش مصنوعی، لازم نیست سازمان ها از همان ابتدا پروژه های بزرگ و پرهزینه تعریف کنند. بهتر است یک مسئله مشخص و محدود انتخاب شود؛ مثلاً خلاصه سازی صورت جلسه ها یا پاسخ گویی به پرسش های پرتکرار کارکنان.

پس از اجرای آزمایشی، باید نتیجه با معیارهای روشن سنجیده شود: چقدر در زمان صرفه جویی شده، چند پرسش به درستی پاسخ گرفته اند، چه میزان از پیش نویس ها نیازمند اصلاح بوده و کاربران چقدر از عملکرد سیستم رضایت داشته اند؟

این ارزیابی کمک می کند سازمان بفهمد فناوری واقعاً مشکلی را حل کرده یا فقط ابزار تازه ای به مجموعه ابزارهای قبلی اضافه شده است.

همکار هوشمند، نه تصمیم گیر نهایی

هوش مصنوعی قرار نیست همه وظایف کارکنان را بر عهده بگیرد. ارزش اصلی آن در انجام سریع تر کارهای تکراری، دسترسی آسان تر به اطلاعات و کمک به تحلیل داده هاست. موفقیت سازمان ها نیز به توانایی آنها در انتخاب کاربرد مناسب، آماده سازی داده ها و حفظ نظارت انسانی بستگی دارد.

در نهایت، سازمانی از هوش مصنوعی نتیجه می گیرد که به جای شیفتگی به قابلیت های نمایشی، از خود بپرسد این فناوری کدام مشکل را حل می کند و چگونه می توان نتیجه آن را اندازه گرفت.

این خبر توسط سایت همشهری آنلاین منتشر شده و خبر ناب صرفا آن را به اشتراک گذاشته است.

منبع : همشهری آنلاین